Centrum doradztwa

Niezależnie od tego czy jest to wprowadzanie nowego systemu IT, rebranding, czy zwiększanie różnorodności w miejscu pracy, prowadzanie zmian organizacyjnych rzadko kiedy jest procesem łatwym, wszystkie te czynności potrafią być niezwykle czasochłonne dla kadry menedżerskiej, stanowiąc przykład czynności wykraczającą poza ich „zwykłą działalność” i niekiedy wymagają konkretnych umiejętności lub doświadczenia niedostępnego w danej firmie.

Często to konsultant lub firma konsultingowa zostaną zaangażowane w celu przejęcia pieczy nad projektem i osiągnięcia oczekiwanych rezultatów zarówno na podstawie jednorazowego zlecenia, jak poprzez nawiązanie długoterminowej współpracy.

„Specyficzny charakter takich projektów idący w parze z ich dużym znaczeniem strategicznym dla danej firmy sprawiają, że ważnym jest posiadanie zindywidualizowanej umowy o świadczenie usług doradczych”, podkreśla Marcin Durlak Partner Zarządzający IMD Corporate. „Umowa taka rozumiana jest jako dokument określający warunki i zasady świadczenia usług doradczych Twojej firmie przez konsultanta zewnętrznego”.

Konsultantem może być firma jak również osoba fizyczna, co samo w sobie jest rozróżnieniem mogącym mieć dla Ciebie istotne znaczenie w kontekście skorzystania z umiejętności i doświadczenia konkretnej osoby, a nie np. ich współpracownika, lub zatrudniania podmiotu będącego w stanie uchronić Cię przed odpowiedzialnością prawną i zobowiązaniami.

Najczęściej wykorzystywane klauzule

Przed zatrudnieniem wybranej przez siebie firmy lub osoby w celach doradczych, kluczowym jest aby uzgodnić precyzyjne warunki Waszej przyszłej współpracy.

Najczęściej wykorzystywane klauzule dotyczą m.in.:

• oczekiwanych rezultatów;
• obowiązków konsultanta/konsultantów;
• długości trwania projektu;
• tego co w przypadku ich choroby lub bycia niedysponowanym;
• zasad poufności i ochrony danych;
• obowiązków obu stron po wygaśnięciu umowy; oraz
• szczegółów dotyczące pokrycia ewentualnych kosztów i wysokości zapłaty.

Konsultant i firma konsultingowa to odrębne podmioty, a zaangażowane osoby nie będą pracownikami w Twojej firmie. Ponieważ odrębność ta jest zamierzona, chociażby ze względu na charakter umowy o świadczeniu usług doradczych, należy wyjaśnić że umowa o współpracy nie jest jednoznaczna z utworzeniem partnerstwa, ani nie jest związana z nadaniem żadnych praw pracowniczych lub zawiązaniem innego rodzaju umowy agencyjnej.

Na podobnej zasadzie powinieneś również upewnić się, że Twój konsultant nie będzie w stanie wysuwać przeciwko Tobie roszczeń na podstawie istniejących umów prawnych lub, na przykład, zrzucić część ewentualnej odpowiedzialności na Twoje barki.

Własność intelektualna i poufność

Konsultant będzie miał najprawdopodobniej dostęp do ważnych pod względem handlowym informacji. Dlatego też powinieneś podjąć odpowiednie działania mające na celu zabezpieczenie poufnych danych Twoich klientów, biznesowego know-how, tajemnic handlowych oraz m.in. własności intelektualnej, a także ustalić odpowiednio wcześniej zasady, zgodnie z którymi konsultant będzie się nimi posługiwał. W tym, to co stanie się z nimi po wygaśnięciu umowy.

Kluczowy punkt do negocjacji dotyczy praw własności intelektualnej, które zostaną nabyte podczas okresu obowiązywania umowy konsultacyjnej, a także sytuacji po jej wygaśnięciu.

W zależności od charakteru pracy wykonywanej przez konsultanta dla Twojej firmy, mogłoby okazać się, że prawa własności intelektualnej pozyskane dla Ciebie przez konsultanta są szczególnie wartościowe, lub mogą stać się takowymi w przyszłości. Upewnij się, że zarówno Ty jak i Twój konsultant uzgodniliście jasno kto jest czego właścicielem.

Innym kluczowym zagadnieniem jest to, czy konieczne jest ograniczenie zdolności konsultanta do podjęcia współpracy z konkurentem już po wygaśnięciu umowy o świadczenie przez niego usług doradczych. Jest to kwestia wymagająca zasięgnięcia porady prawnej, ponieważ stosowne przepisy zawarte w umowie nie będą podlegały kontroli sądu jeśli nie zostaną starannie opracowane.

Środki zaradcze w przypadku naruszeń

Podczas ustalania zakresu zadań konsultanta naturalnym jest skupienie się na korzyściach Waszej współpracy. Jednakże, równie ważnym jest uzgodnienie przebiegu wydarzeń w przypadku wystąpienia komplikacji.

Dostępność konkretnych środków zaradczych może być z góry podyktowana charakterem Waszej wspólnej działalności, na przykład, niewielkie naruszenia warunków umowy może wymagać zaledwie uznania takiego zajścia. Z drugiej strony, nieukończenie danego projektu w przewidzianym terminie może doprowadzić do poważnych szkód, a z kolei niezadbanie o zachowanie poufności w przypadku wrażliwego projektu może wymagać natychmiastowego rozwiązania umowy, a następnie wysunięcia roszczenia o odszkodowanie.

Warto w związku z tym zasięgnąć porady prawnej już na wczesnym etapie, jeszcze przed sfinalizowaniem negocjacji z rozważanym konsultantem, co umożliwi upewnienie się, że Wasza współpraca będzie przebiegała na możliwie najkorzystniejszych dla Ciebie warunkach.

W niektórych przypadkach odszkodowanie będzie odpowiednim środkiem zaradczym, który zrekompensuje Ci ewentualne komplikacje, podczas gdy w innych przypadkach konieczne może być skorzystanie z alternatywnych środków, takich jak sądowy nakaz wykonania zobowiązania (ang. a remedy of specific performance). Niektóre naruszenia mogą być na tyle poważne, że jedynym słusznym i adekwatnym działaniem będzie natychmiastowe rozwiązanie umowy wraz z wysunięciem roszczenia o wysokie odszkodowanie.

Aby w pełni wykorzystać zalety korzystania z pomocy konsultanta, jednocześnie zapewniając sobie odpowiednią ochronę Twojej firmy, powinieneś porozmawiać z odpowiednim prawnikiem już dzisiaj.

W celu uzyskania dalszych informacji prosimy o kontakt z Marcinem Durlakiem pod numerem 033 0107 0109 lub drogą mailową m.durlak@imd.co.uk.

Powyższy artykuł zawiera jedynie ogólne informacje i nie stanowi profesjonalnej ani prawnej porady. Prosimy również mieć na uwadze, że odpowiednie zasady prawne mogły ulec zmianie od czasu jego publikacji.