Niezależnie od tego czy jest to wprowadzanie nowego systemu IT, rebranding, czy zwiększanie różnorodności w miejscu pracy, prowadzanie zmian organizacyjnych rzadko kiedy jest procesem łatwym, wszystkie te czynności potrafią być niezwykle czasochłonne dla kadry menedżerskiej, stanowiąc przykład czynności wykraczającą poza ich „zwykłą działalność” i niekiedy wymagają konkretnych umiejętności lub doświadczenia niedostępnego w danej firmie.
Często to konsultant lub firma konsultingowa zostaną zaangażowane w celu przejęcia pieczy nad projektem i osiągnięcia oczekiwanych rezultatów zarówno na podstawie jednorazowego zlecenia, jak poprzez nawiązanie długoterminowej współpracy.
„Specyficzny charakter takich projektów idący w parze z ich dużym znaczeniem strategicznym dla danej firmy sprawiają, że ważnym jest posiadanie zindywidualizowanej umowy o świadczenie usług doradczych”, podkreśla Marcin Durlak Partner Zarządzający IMD Corporate. „Umowa taka rozumiana jest jako dokument określający warunki i zasady świadczenia usług doradczych Twojej firmie przez konsultanta zewnętrznego”.
Konsultantem może być firma jak również osoba fizyczna, co samo w sobie jest rozróżnieniem mogącym mieć dla Ciebie istotne znaczenie w kontekście skorzystania z umiejętności i doświadczenia konkretnej osoby, a nie np. ich współpracownika, lub zatrudniania podmiotu będącego w stanie uchronić Cię przed odpowiedzialnością prawną i zobowiązaniami.
Przed zatrudnieniem wybranej przez siebie firmy lub osoby w celach doradczych, kluczowym jest aby uzgodnić precyzyjne warunki Waszej przyszłej współpracy.
Najczęściej wykorzystywane klauzule dotyczą m.in.:
Konsultant i firma konsultingowa to odrębne podmioty, a zaangażowane osoby nie będą pracownikami w Twojej firmie. Ponieważ odrębność ta jest zamierzona, chociażby ze względu na charakter umowy o świadczeniu usług doradczych, należy wyjaśnić że umowa o współpracy nie jest jednoznaczna z utworzeniem partnerstwa, ani nie jest związana z nadaniem żadnych praw pracowniczych lub zawiązaniem innego rodzaju umowy agencyjnej.
Na podobnej zasadzie powinieneś również upewnić się, że Twój konsultant nie będzie w stanie wysuwać przeciwko Tobie roszczeń na podstawie istniejących umów prawnych lub, na przykład, zrzucić część ewentualnej odpowiedzialności na Twoje barki.
Konsultant będzie miał najprawdopodobniej dostęp do ważnych pod względem handlowym informacji. Dlatego też powinieneś podjąć odpowiednie działania mające na celu zabezpieczenie poufnych danych Twoich klientów, biznesowego know-how, tajemnic handlowych oraz m.in. własności intelektualnej, a także ustalić odpowiednio wcześniej zasady, zgodnie z którymi konsultant będzie się nimi posługiwał. W tym, to co stanie się z nimi po wygaśnięciu umowy.
Kluczowy punkt do negocjacji dotyczy praw własności intelektualnej, które zostaną nabyte podczas okresu obowiązywania umowy konsultacyjnej, a także sytuacji po jej wygaśnięciu.
W zależności od charakteru pracy wykonywanej przez konsultanta dla Twojej firmy, mogłoby okazać się, że prawa własności intelektualnej pozyskane dla Ciebie przez konsultanta są szczególnie wartościowe, lub mogą stać się takowymi w przyszłości. Upewnij się, że zarówno Ty jak i Twój konsultant uzgodniliście jasno kto jest czego właścicielem.
Innym kluczowym zagadnieniem jest to, czy konieczne jest ograniczenie zdolności konsultanta do podjęcia współpracy z konkurentem już po wygaśnięciu umowy o świadczenie przez niego usług doradczych. Jest to kwestia wymagająca zasięgnięcia porady prawnej, ponieważ stosowne przepisy zawarte w umowie nie będą podlegały kontroli sądu jeśli nie zostaną starannie opracowane.
Podczas ustalania zakresu zadań konsultanta naturalnym jest skupienie się na korzyściach Waszej współpracy. Jednakże, równie ważnym jest uzgodnienie przebiegu wydarzeń w przypadku wystąpienia komplikacji.
Dostępność konkretnych środków zaradczych może być z góry podyktowana charakterem Waszej wspólnej działalności, na przykład, niewielkie naruszenia warunków umowy może wymagać zaledwie uznania takiego zajścia. Z drugiej strony, nieukończenie danego projektu w przewidzianym terminie może doprowadzić do poważnych szkód, a z kolei niezadbanie o zachowanie poufności w przypadku wrażliwego projektu może wymagać natychmiastowego rozwiązania umowy, a następnie wysunięcia roszczenia o odszkodowanie.
Warto w związku z tym zasięgnąć porady prawnej już na wczesnym etapie, jeszcze przed sfinalizowaniem negocjacji z rozważanym konsultantem, co umożliwi upewnienie się, że Wasza współpraca będzie przebiegała na możliwie najkorzystniejszych dla Ciebie warunkach.
W niektórych przypadkach odszkodowanie będzie odpowiednim środkiem zaradczym, który zrekompensuje Ci ewentualne komplikacje, podczas gdy w innych przypadkach konieczne może być skorzystanie z alternatywnych środków, takich jak sądowy nakaz wykonania zobowiązania (ang. a remedy of specific performance). Niektóre naruszenia mogą być na tyle poważne, że jedynym słusznym i adekwatnym działaniem będzie natychmiastowe rozwiązanie umowy wraz z wysunięciem roszczenia o wysokie odszkodowanie.
Aby w pełni wykorzystać zalety korzystania z pomocy konsultanta, jednocześnie zapewniając sobie odpowiednią ochronę Twojej firmy, powinieneś porozmawiać z odpowiednim prawnikiem już dzisiaj.
W celu uzyskania dalszych informacji prosimy o kontakt z Marcinem Durlakiem pod numerem 033 0107 0109 lub drogą mailową m.durlak@imd.co.uk.
Powyższy artykuł zawiera jedynie ogólne informacje i nie stanowi profesjonalnej ani prawnej porady. Prosimy również mieć na uwadze, że odpowiednie zasady prawne mogły ulec zmianie od czasu jego publikacji.
Porozmawiaj z nami już dziś 
0330 107 0109
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
0330 107 0109
