Centrum Doradztwa

Umowa o pracę oraz pisemne oświadczenie o szczegółach zatrudnienia – co w nich zawrzeć

Wysłane przez: Marcin Durlak
Opublikowany w: Prawo pracy, Usługi biznesowe
Opublikowano w dniu: 21/09/2020

Jako pracodawca zatrudniający pracowników a każdym razem zawierana jest pomiędzy Wami umowa, nawet jeśli nie została ona sporządzona na piśmie. Dzieje się tak ponieważ Twój pracownik przyjął Twoją ofertę pracy i jest teraz zobowiązany do wykonywania swoich obowiązków, w zamian za co otrzymywał będzie wynagrodzenie. Zgodnie z prawem Wielkiej Brytanii, jest to wystarczające do interpretowania takiego układu pomiędzy stronami jako umowy.

Istnieją dwa rodzaje postanowień w umowie o pracę. Pierwsze z nich są wyrażone bezpośrednio w wyraźny sposób, a na inne strony wyrażają zgodę w sposób dorozumiany nawet jeśli pisemna umowa o nich nie wspomina. Czasami jedna ze stron może nawet nie zdawać sobie sprawy z tego, że zobowiązuje się do przestrzegania danego postanowienia.

Pamiętaj, że nawet jeśli Twoja umowa z pracownikiem została zawiązana ustnie, to i tak powinieneś dostarczyć mu tzw. oświadczenie o szczegółach zatrudnienia najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia. Ponadto nie tylko pracownicy etatowi, ale także osoby zatrudnione na innych zasadach, powinny otrzymać od Ciebie podobne oświadczenie. Oświadczenie o szczegółach zatrudnienia nie jest umową samo w sobie, ale jest absolutnym minimum, które obie strony muszą uzgodnić na piśmie.

Podstawowe element pisemnego oświadczenia o szczegółach zatrudnienia

W pisemnym oświadczeniu tego rodzaju należy zawrzeć:

• Nazwisko pracodawcy;
• Nazwisko pracownika etatowego lub osoby zatrudnionej na innych zasadach;
• Dzień, w którym pracownik lub osoba zatrudniona na innych zasadach rozpoczyna pracę;
• Data rozpoczęcia okresu stałego zatrudnienia;
• Stanowisko lub krótki opis pełnionych obowiązków;
• Adres pracodawcy;
• Nazwa miejsc lub adresy miejsc, w których pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki;
• Pensja z szczegółami co do metody i częstotliwości jej wypłaty;
• Godziny pracy;
• Dni wolne oraz wynagrodzenie podczas urlopu;
• Sposób obliczania wynagrodzenia urlopowego w przypadku odejścia danego pracownika etatowego lub osoby zatrudnionej na innych zasadach;
• Wysokość pensji podczas zwolnienia lekarskiego;
• Szczegóły wszelkich innych płatnych urlopów;
• Wszelkie inne przywileje;
• Okres wypowiedzenia dla obu ze stron;
• Długość okresu na jaki zatrudniana jest dana osoba;
• Jakikolwiek okres próbny lub jego brak;
• To czy pracownik będzie pracował za granicą;
• Szkolenie, przez które musi przejść pracownik etatowy lub osoba zatrudniona na innych zasadach.

O wszystkich wymienionych wyżej kwestiach pracownik musi dowiedzieć się najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia. Niektóre warunki jednak mogą zostać uzgodnione w ciągu kolejnych dwóch miesięcy, a mianowicie:

• Ustalenia emerytalne;
• Układ zbiorowy pracy;
• Szczegóły dotyczące wszelkich nieobowiązkowych szkoleń przeprowadzanych przez pracodawcę;
• Zasady procedury dyscyplinarnej i metoda składania skarg.

Powyższa lista jest dostępna na stronie Komisji Doradczej, Pojednawczej i Rozjemczej ACAS, na której to możesz znaleźć formularze gotowe do pobrania (link do strony: https://www.acas.org.uk/what-must-be-written-in-an-employment-contract/what-the-written-terms-must-include).

Co powinno być zawarte w umowie o pracę

Powyżej wymieniono to, co pracownik powinien posiadać na piśmie jeśli umowa zawarta pomiędzy nim a jego pracodawcą jest umową ustną. Te same postanowienia stanowiące absolutne minimum powinny zostać również zaadaptowane do formatu umowy pisemnej. Jednak największą różnicą pomiędzy umową, a pisemnym oświadczeniem jest fakt, że umowa taka zostanie podpisana przez obie strony.

Umowa będzie opisywała prawa i obowiązki każdej ze stron i z reguły zawiera dużo więcej szczegółów na temat ich sytuacji w porównaniu do pisemnego oświadczenia o warunkach zatrudnienia. Dołączony może zostać do niej podręcznik pracowniczy będący swoistym pozaumownym poradnikiem dla pracowników etatowych, osób zatrudnionych na innych zasadach oraz kontrahentów, w którym to będą oni mogli znaleźć wszelkie procedury, do których odwołują się postanowienia umowy. Zaliczamy do nich np. procedurę składania prośby o urlop, pokrycie kosztów związanych z pracą, dress code, procedurę dyscyplinarną i metodę składania skarg oraz zażaleń, urlop macierzyński itd. Jedną z zalet podręcznika pracowniczego jest możliwość zmieniania jego postanowień bez konieczności wprowadzania zmian do umowy o pracę. 

Jakie zatem postanowienia można dodatkowo zawrzeć w umowie o pracę (poza tymi, o których wspomniano wyżej)?

• Klauzula interpretacyjna definiująca niektóre kluczowe dla umowy pojęcia;
• Wydatki i zwrot kosztów;
• Dodatkowe dni wolne przysługujące pracownikowi za nadgodziny zamiast dodatkowego wynagrodzenia pieniężnego;
• Poufne informacje pracodawcy oraz to jak pracownik powinien się z nimi obchodzić;
• Dalsze postanowienia dotyczące składania wypowiedzenia (zobowiązania dotyczące wypowiedzenia);
• Obowiązujące prawo oraz jurysdykcja.

Sporządzenie pisemnej umowy o pracę uważa się za rozwiązanie lepsze zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika chociażby ze względu na klarowność z nią związaną, a także ze względu na możliwość uniknięcia lub zminimalizowania ryzyka długich procesów sądowych w przypadku dojścia do sporu i ryzyka różnego interpretowania warunków zatrudnienia.

Posiadanie jak największej ilości informacji uzgodnionych na piśmie jest po prostu lepszym wyjściem dającym więcej pewności co do intencji stron w momencie zawierania umowy.

Jeśli chciałbyś uzyskać więcej informacji na ten temat lub szukasz pomocy prawnej, to prosimy o kontakt z jednym z naszych prawników pod numerem 0330 107 0109 lub drogą mailową na business@imd.co.uk.

Powyższy artykuł zawiera wyłącznie ogólne informacje i nie stanowi prawnej lub profesjonalnej porady. Proszę zauważyć również, że obecnie obowiązujące prawo mogło ulec zmianie od czasu publikacji tego artykułu.