Prawo pracy dla pracodawców

Wsparcie dla firm zatrudniających pracowników w Wielkiej Brytanii

Firma prowadząca działalność w Wielkiej Brytanii i zatrudniająca pracowników musi przestrzegać przepisów prawa pracy.

Pracodawca jest również zobowiązany między innymi do:

• zapewnienia bezpiecznych warunków pracy;
• przygotowania odpowiednich umów i dokumentów;
• przestrzegania zasad dotyczących wynagrodzenia i czasu pracy;
• przeciwdziałania dyskryminacji i molestowaniu;
• przeprowadzania zgodnych z prawem postępowań dyscyplinarnych;
• stosowania właściwych procedur przy zwolnieniach;
• sprawdzania prawa pracownika do pracy w Wielkiej Brytanii;
• ochrony danych osobowych pracowników.

Naruszenie tych obowiązków może prowadzić do:

• roszczeń pracowniczych;
• postępowania przed Employment Tribunal;
• obowiązku wypłaty odszkodowania;
• kar finansowych;
• utraty reputacji;
• zakłóceń w działalności firmy;
• odpowiedzialności osób zarządzających w najpoważniejszych przypadkach.

Dlatego ważne jest regularne aktualizowanie dokumentacji, polityk i procedur obowiązujących w firmie.

Jak możemy pomóc pracodawcom?

Nasi adwokaci i radcowie prawni doradzają w sprawach dotyczących:

• umów o pracę;
• polityk i procedur HR;
• postępowań dyscyplinarnych;
• zwolnień pracowników;
• restrukturyzacji;
• redukcji zatrudnienia;
• dochodzeń wewnętrznych;
• skarg pracowniczych;
• obrony przed roszczeniami;
• postępowań przed Employment Tribunal;
• ograniczeń obowiązujących po zakończeniu zatrudnienia;
• odejścia pracowników na wyższych stanowiskach.

Współpracujemy również z naszym zespołem prawa spółek oraz zespołem imigracji biznesowej.

Dzięki temu możemy pomagać w sprawach, które łączą kwestie zatrudnienia, prowadzenia działalności i legalnego zatrudniania pracowników z zagranicy.

Rekrutacja pracowników

Pomagamy przygotowywać zasady i dokumenty dotyczące rekrutacji.

Mogą one obejmować:

• sprawdzanie prawa do pracy w Wielkiej Brytanii;
• przechowywanie dokumentów kandydatów;
• ochronę danych osobowych;
• zasady równego traktowania;
• unikanie dyskryminacji podczas rekrutacji;
• przygotowanie ofert pracy;
• weryfikację referencji;
• sprawdzanie kwalifikacji;
• korzystanie z agencji rekrutacyjnych.

Niewłaściwie przeprowadzona rekrutacja może prowadzić do roszczeń jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia.

Umowy o pracę i dokumentacja pracownicza

Przygotowujemy i sprawdzamy między innymi:

• umowy o pracę;
• umowy dla pracowników na wyższych stanowiskach;
• umowy dla dyrektorów;
• umowy z osobami posiadającymi status worker;
• umowy konsultingowe;
• umowy z osobami samozatrudnionymi;
• dokumenty dotyczące pracy zdalnej;
• regulaminy pracownicze;
• polityki HR;
• procedury dyscyplinarne i skargowe.

Dokumenty powinny odpowiadać rzeczywistemu sposobowi działania firmy oraz zakresowi obowiązków danej osoby.

Korzystanie z ogólnych wzorów może prowadzić do niejasności i utrudniać ochronę interesów przedsiębiorstwa.

Umowy dla dyrektorów

Umowy dla członków zarządu i dyrektorów powinny uwzględniać nie tylko zatrudnienie, ale również obowiązki wobec spółki.

Możemy przygotować dokumenty dotyczące:

• stanowiska i zakresu odpowiedzialności;
• wynagrodzenia;
• premii;
• udziałów i opcji;
• obowiązków dyrektorskich;
• poufności;
• własności intelektualnej;
• konfliktu interesów;
• wypowiedzenia;
• garden leave;
• zakazu konkurencji;
• zwrotu dokumentów i danych.

Ważne jest także zachowanie zgodności pomiędzy umową o pracę, dokumentami spółki i umowami wspólników.

Postępowania dyscyplinarne

Doradzamy pracodawcom w sprawach dotyczących:

• niewłaściwego zachowania;
• poważnego naruszenia obowiązków;
• słabych wyników;
• nieobecności;
• konfliktu interesów;
• naruszenia poufności;
• niewłaściwego korzystania z danych;
• zachowania w mediach społecznościowych;
• relacji z klientami;
• nieprzestrzegania zasad firmy.

Pomagamy przygotować:

• zakres dochodzenia;
• zaproszenia na spotkania;
• pisemne zarzuty;
• pytania do pracownika i świadków;
• decyzje;
• ostrzeżenia;
• dokumenty dotyczące zwolnienia;
• procedurę odwoławczą.

Prawidłowo przeprowadzone postępowanie może ograniczyć ryzyko późniejszego roszczenia.

Rozwiązanie umowy z pracownikiem

Zwolnienie pracownika powinno opierać się na prawnie uzasadnionej przyczynie i odpowiedniej procedurze.

Może ono dotyczyć między innymi:

• zachowania;
• wyników pracy;
• zdolności do wykonywania obowiązków;
• redukcji stanowiska;
• ustawowego zakazu dalszego zatrudnienia;
• innej istotnej przyczyny.

Pomagamy pracodawcom ocenić ryzyko przed podjęciem decyzji oraz przygotować dokumenty i komunikację.

Możemy również doradzać przy zakończeniu zatrudnienia za porozumieniem i przygotowaniu settlement agreement.

Restrukturyzacja i redukcja zatrudnienia

Pomagamy firmom planującym:

• reorganizację;
• zmniejszenie liczby stanowisk;
• zamknięcie działu;
• połączenie stanowisk;
• przeniesienie działalności;
• zmianę sposobu pracy;
• redukcję kosztów;
• restrukturyzację po przejęciu lub połączeniu firm.

Zakres pomocy może obejmować:

• przygotowanie uzasadnienia biznesowego;
• ustalenie grup pracowników;
• opracowanie kryteriów wyboru;
• konsultacje;
• rozważenie alternatywnego zatrudnienia;
• przygotowanie pism;
• obliczenie odpraw;
• odwołania.

W przypadku większej liczby planowanych zwolnień mogą obowiązywać zasady konsultacji zbiorowych.

Dochodzenia wewnętrzne

Prowadzimy i wspieramy dochodzenia dotyczące:

• skarg pracowników;
• molestowania;
• dyskryminacji;
• konfliktów w zespole;
• nieprawidłowości finansowych;
• whistleblowingu;
• naruszenia danych;
• oszustw;
• niewłaściwego zachowania kadry zarządzającej.

Pomagamy określić zakres dochodzenia, zebrać dowody, przesłuchać świadków i przygotować raport.

W sprawach wymagających niezależności możemy wspierać organizację w przeprowadzeniu zewnętrznego dochodzenia.

Skargi pracownicze

Pracodawca powinien traktować formalne skargi poważnie i rozpatrywać je zgodnie z odpowiednią procedurą.

Skargi mogą dotyczyć między innymi:

• dyskryminacji;
• nękania;
• zachowania przełożonych;
• wynagrodzenia;
• warunków pracy;
• bezpieczeństwa;
• nierównego traktowania;
• zmian umowy;
• nadmiernego obciążenia obowiązkami.

Doradzamy w zakresie dochodzenia, spotkań, decyzji i odwołań.

Obrona przed roszczeniami pracowniczymi

Reprezentujemy pracodawców w sprawach dotyczących:

• niesprawiedliwego zwolnienia;
• constructive dismissal;
• dyskryminacji;
• molestowania;
• whistleblowingu;
• niewypłaconego wynagrodzenia;
• odpraw;
• TUPE;
• naruszenia umowy;
• czasu pracy;
• urlopów;
• statusu zatrudnienia.

Pomagamy od etapu ACAS Early Conciliation po pełne postępowanie przed Employment Tribunal.

Zakres pomocy może obejmować:

• ocenę ryzyka;
• przygotowanie odpowiedzi na roszczenie;
• analizę dokumentów;
• negocjacje;
• przygotowanie świadków;
• sporządzenie zeznań;
• reprezentację podczas rozprawy;
• rozmowy ugodowe.

Ograniczenia po zakończeniu zatrudnienia

Umowy mogą zawierać postanowienia chroniące firmę po odejściu pracownika.

Mogą one dotyczyć:

• zakazu konkurencji;
• zakazu pozyskiwania klientów;
• zakazu kontaktowania się z klientami;
• zakazu zatrudniania współpracowników;
• poufności;
• tajemnic handlowych;
• własności intelektualnej;
• danych i dokumentów firmy.

Takie ograniczenia muszą być proporcjonalne i chronić uzasadniony interes przedsiębiorstwa.

Doradzamy zarówno przy ich przygotowywaniu, jak i egzekwowaniu.

W odpowiednich przypadkach możliwe może być wystąpienie do sądu o pilny nakaz zakazujący określonych działań.

Ochrona informacji poufnych

Byli pracownicy mogą posiadać dostęp do:

• danych klientów;
• cenników;
• strategii biznesowej;
• planów marketingowych;
• informacji technicznych;
• list dostawców;
• danych finansowych;
• tajemnic handlowych.

Pomagamy w sprawach dotyczących:

• zwrotu dokumentów;
• usunięcia danych;
• naruszenia poufności;
• kopiowania baz danych;
• przekazywania informacji konkurencji;
• wykorzystania danych klientów;
• pilnych środków sądowych.

Fuzje, przejęcia i reorganizacje

Doradzamy w zakresie skutków prawa pracy przy:

• zakupie przedsiębiorstwa;
• sprzedaży spółki;
• fuzji;
• przejęciu działalności;
• reorganizacji grupy;
• outsourcingu;
• zmianie dostawcy usług.

Możemy pomóc w:

• badaniu due diligence;
• analizie umów;
• identyfikacji roszczeń pracowniczych;
• ocenie ryzyka;
• obowiązkach informacyjnych;
• konsultacjach;
• zasadach TUPE;
• przygotowaniu dokumentacji transakcyjnej.

TUPE

Przepisy TUPE mogą chronić pracowników w przypadku przejęcia działalności lub zmiany usługodawcy.

Pracodawcy mogą mieć obowiązek:

• poinformowania pracowników;
• przeprowadzenia konsultacji;
• przekazania informacji nowemu pracodawcy;
• zachowania warunków zatrudnienia;
• odpowiedniego zarządzania planowanymi zmianami.

Zmiany umów lub zwolnienia związane z transferem mogą być ograniczone prawnie.

Wczesna porada pomaga odpowiednio zaplanować transakcję i ograniczyć ryzyko.

Status zatrudnienia i IR35

Doradzamy w sytuacjach, gdy istnieje wątpliwość, czy dana osoba jest:

• pracownikiem;
• workerem;
• osobą samozatrudnioną;
• konsultantem;
• wykonawcą świadczącym usługi przez własną spółkę.

Status prawny wpływa na:

• prawa pracownicze;
• podatki;
• składki;
• urlopy;
• wynagrodzenie;
• sposób zakończenia współpracy.

Pomagamy również w sprawach dotyczących przepisów IR35 oraz przygotowywaniu odpowiednich umów.

Prawo do pracy w Wielkiej Brytanii

Pracodawca powinien przed rozpoczęciem zatrudnienia sprawdzić, czy dana osoba ma prawo do pracy w Wielkiej Brytanii.

Nieprawidłowo przeprowadzona kontrola może prowadzić do:

• kar finansowych;
• utraty sponsor licence;
• odpowiedzialności karnej w poważnych przypadkach;
• szkody dla reputacji;
• problemów podczas kontroli Home Office.

Wspólnie z zespołem imigracji biznesowej pomagamy w:

• przeprowadzaniu right to work checks;
• przygotowaniu procedur rekrutacyjnych;
• prowadzeniu dokumentacji;
• audytach sponsor licence;
• zatrudnianiu pracowników zagranicznych;
• reagowaniu na kontrole Home Office.

Międzynarodowe zatrudnienie

Doradzamy firmom zatrudniającym pracowników w kilku państwach lub prowadzącym działalność transgraniczną.

Sprawy mogą dotyczyć:

• pracy zdalnej z zagranicy;
• delegowania pracowników;
• relokacji;
• transferów pomiędzy spółkami;
• międzynarodowych umów;
• zakończenia zatrudnienia za granicą;
• wyboru właściwego prawa;
• sporów obejmujących kilka jurysdykcji;
• obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych.

W razie potrzeby współpracujemy z prawnikami i doradcami w innych państwach.

IMD Employer Protect

IMD Employer Protect to stała obsługa z zakresu prawa pracy dla firm potrzebujących regularnego dostępu do doradztwa.

Usługa jest dostępna za uzgodnioną miesięczną opłatą i może obejmować:

• audyt dokumentacji pracowniczej;
• analizę istniejących polityk i procedur;
• wskazanie obszarów wymagających aktualizacji;
• bieżące doradztwo prawne;
• wsparcie w codziennych sprawach HR;
• pomoc podczas sporów;
• przygotowanie dokumentów;
• aktualizacje związane ze zmianami przepisów;
• dostęp do systemu wspierającego zarządzanie HR.

W zależności od wybranego pakietu możliwe może być również objęcie firmy ubezpieczeniem kosztów sporów pracowniczych i zasądzonych świadczeń.

Audyt prawa pracy

Audyt może obejmować analizę:

• umów;
• handbooka pracowniczego;
• zasad dotyczących rekrutacji;
• right to work checks;
• ochrony danych;
• urlopów;
• nieobecności;
• pracy zdalnej;
• skarg;
• postępowań dyscyplinarnych;
• zwolnień;
• whistleblowingu;
• molestowania;
• równego traktowania.

Po przeprowadzeniu audytu przedstawiamy rekomendacje i pomagamy wdrożyć potrzebne zmiany.

Stały dostęp do doradztwa

W ramach IMD Employer Protect firma może uzyskać pomoc zarówno w codziennych sprawach HR, jak i w sytuacjach wymagających pilnej reakcji.

Może to dotyczyć:

• nieobecności pracownika;
• konfliktu w zespole;
• słabych wyników;
• formalnej skargi;
• podejrzenia niewłaściwego zachowania;
• planowanego zwolnienia;
• restrukturyzacji;
• zmiany umowy;
• settlement agreement;
• roszczenia przed Employment Tribunal.

Regularny dostęp do prawnika pozwala konsultować decyzje przed ich podjęciem.

Koszty obsługi prawnej

Jeżeli możemy określić przewidywany zakres pracy, oferujemy wynagrodzenie ryczałtowe.

Dzięki temu klient zna koszt usługi przed jej rozpoczęciem.

Jeżeli ustalenie stałej ceny nie jest możliwe:

• przedstawiamy szacunkowy koszt;
• wyjaśniamy sposób rozliczenia;
• regularnie informujemy o wykorzystanym budżecie;
• uprzedzamy o zmianach zakresu pracy.

Oferujemy również miesięczny abonament IMD Employer Protect dla firm potrzebujących stałego wsparcia.